Эффективное взаимодействие с event-агентством

В процессе взаимодействия с агентством могут возникнуть разные проблемы. Рассмотрим самые распространенные, чтобы у вас получилось избежать их при подготовке к вашему мероприятию.

В прошлой статье мы рассказали, как выбрать лучшую концепцию из тех, что предлагают вам event-агентства. Еще мы сделали обзор современных трендов, чтобы вы могли подобрать самое актуальное предложение. Сейчас вы уже выбрали агентство, утвердили смету и подписали договор. Теперь разберемся, как взаимодействовать и контролировать процесс организации мероприятия.

Какие основные проблемы бывают

В процессе взаимодействия с агентством могут возникнуть разные проблемы. Рассмотрим самые распространенные, чтобы у вас получилось избежать их при подготовке к вашему мероприятию.

Несоответствие пожеланий и бюджета

Вам нужно понимать реальную стоимость мероприятия. Реализация всех ваших пожеланий не всегда возможна при ограниченном бюджете. Часто бывают ситуации, когда представители компании выставляют агентству огромный список требований, а потом удивляются объему сметы. Лучше сразу примерно оценить стоимость и уточнить у агентства, что можно реализовать в рамках вашего бюджета, а что — нет.

Долгое реагирование

Процесс утверждения предложений агентства может затягиваться. Особенно, если компания крупная. Бывает даже так, что обсуждение вариантов реализации проекта ставит под угрозу проведение мероприятия. Например, event-агентство подобрало площадки, но пока вы решали — их уже заняли. Таких ситуаций нужно избегать.

Ответственность клиента

Клиенты агентств не всегда понимают, что тоже несут ответственность за успешную реализацию проекта. Им кажется излишним согласовывать отдельные моменты, выбирать из предложенных вариантов. Бывает так, что клиент оплачивает услуги, а потом отстраняется. Причин может быть несколько: непонимание механики мероприятий, нехватка ресурсов, нежелание вмешиваться в работу профессионалов. Не стоит думать, что агентство все сделает само — ваше участие в процессе также необходимо. Специалисты не смогут подготовить отличный ивент, если у них не будет возможности вникнуть в культуру компании и пожелания сотрудников.

Непредвиденные расходы

Непредвиденные расходы не нравятся ни агентству, ни клиенту, но предсказать лишние затраты не всегда возможно. У опытных организаторов эта сумма стремится к нулю — они учитывают форс-мажоры, могут подсказать, что нужно заложить в смету на этапе формирования бюджета.

Но бывает, что для оптимизации расходов клиент берет часть функций на себя или своих партнеров. Например, самостоятельно занимается подбором площадок, кейтерингом или полиграфией. И если у сотрудников клиента или партнеров мало опыта — они могут не предвидеть возможные проблемы.

Например, вы не подумали и не согласовали отсутствие других клиентов на площадке в день мероприятия. И теперь нужно доплатить за перегородки / завесы / декорации отдельного входа, чтобы отгородиться от посторонних людей. Или за день до конференции обнаруживается, что вы не уточнили актуальное число гостей и отдали в производство недостаточно раздаточных материалов — а значит, их не хватит всем приглашенным.

Форс-мажорные ситуации

Форс-мажоры возникают часто, но опытное агентство обычно легко с ними справляется. А если вы берете решение ряда вопросов на себя — учтите, что некоторые ситуации могут потребовать оперативного вмешательства.

Например, количество гостей за пару дней до мероприятия увеличилось на сотню-другую. И теперь нужно договориться с кейтерингом, чтобы оперативно увеличить объем закупки ингредиентов и найти дополнительный персонал. Опытное агентство способно найти выход, даже если до старта мероприятия осталось 1-2 дня. А вот сторонние партнеры или сам заказчик не всегда могут решить такие проблемы.

Избежать форс-мажоров, которые могут повлиять на мероприятие, можно. Для этого грамотно разделите зоны ответственности и отдайте решение ключевых задач профессионалам.

10 начальников и 1 ответственный

Иногда организационная структура компании выстроена так, что ответственный за мероприятие — один, а контролирующих его руководителей — десятки. И каждый из них пытается внести комментарии и дать указания по проекту.

Исполнитель, дорожа своим местом работы, старается угодить всем. Он пересылает агентству новые и новые замечания участников проекта, просьбы коллег, приказы руководства, идеи старших по званию. В итоге подготовка мероприятия превращается в ежедневное обсуждение новых вводных, а на нормальную реализацию не остается времени. А когда агентство просит назначить одного руководителя проекта, или хотя бы обозначить крайний срок внесения правок — руководство компании высказывает недовольство подрядчиком.

Нужно понимать, что качество и сроки реализации зависят от скорости согласования со стороны клиента и не усложнять процесс принятия решений.

Бумажная бюрократия

Бухгалтерский и управленческий учет — два параллельных мира. Заказчики вынуждены просить агентство заменить часть формулировок в договоре на менее рискованные, чтобы не платить лишние налоги, предусмотренные законодательством. Как только меняется договор агентства — оно просит своих подрядчиков поменять формулировки в их договорах на аналогичные. Из-за этого потом возникают расхождения и сложности в подготовке закрывающих документов и отчетов по актам.

Особенно часто такая проблема возникает в государственных структурах, которые заказывают звёзд и алкоголь, а в акте требуют отразить расходы на деловую конференцию и услуги по её организации. Иногда целые команды юристов, бухгалтеров, аудиторов, финансистов и других сотрудников с обеих сторон составляют многотомные отчеты, приложения и доп. соглашения так, чтобы не подвести подрядчиков и соблюсти требования законодательства.

Выстраиваем процесс общения

В процессе общения с представителями агентства стоит помнить несколько важных моментов, повышающих эффективность совместной работы.

Четкие требования

В первую очередь, вам нужно подробно и понятно доносить до агентства свои требования, предоставлять полную информацию о том, каким вы хотите видеть мероприятие. Это не только поможет специалистам проработать все детали, но и сократит время подготовки, ведь в процессе придется вносить меньше изменений.

Партнерство, а не соперничество

С представителем агентства стоит общаться на равных, как с равноправным партнером. Однако не забывайте, что именно вы — клиент и оплачиваете услугу, значит, ваши интересы должны соблюдаться, а пожелания учитываться. При этом важно понимать, что в случае со сложными профессиональными услугами не работает правило «клиент всегда прав». Не бывает так, что агентство может реализовать любое ваше пожелание. Нужно совместно искать лучшее решение, а не просто давать указания. Ситуация, когда обе стороны принимают активное участие в процессе, будет самой благоприятной для успеха мероприятия.

Еще бывает, что у клиента есть сильное недоверие к агентству — страх, что его обманут или придется потратить лишние деньги. Такой подход приводит к гиперконтролю, оспариванию каждого решения специалистов. В этом случае вряд ли сложится эффективное сотрудничество. Избежать такой ситуации можно, если четко оговаривать бюджет до начала работы и выбирать только тех специалистов, которым вы доверяете.

Погружение в процесс

Важно помнить, что вы не должны разбираться в аспектах работы ивент-агентства. Но необходимо вникать в процессы, чтобы убедиться, что ваши ожидания поняты агентством и могут быть реализованы в рамках бюджета. Также стоит контролировать промежуточные этапы решения задачи, чтобы видеть — подготовка к мероприятию идет в нужном ключе.

Обратная связь

Давайте агентству обратную связь по процессу подготовки к мероприятию. Невозможно сразу составить идеальный план, его нужно корректировать в процессе и фидбек от вас будет ценен для агентства. Без него мероприятие получается стандартным, не учитывает специфику аудитории, компании, самой индустрии.

Фиксация договоренностей

Решения, принятые на переговорах, лучше фиксировать письменно, например, кратким резюме. Все изменения в концепцию или документы также нужно вносить, иначе потом могут возникнуть конфликты — договоренности на словах не всегда одинаково воспринимаются сторонами.

При этом не стоит излишне формализовать взаимоотношения и записывать незначительные мелочи. Лучше изначально разработать алгоритм совместной работы и придерживаться его.

Оптимизация принятия решений

Оптимизируйте принятие решений со своей стороны. Пусть в компании будет сотрудник, ответственный за общение с агентством. Руководство также должно идти на встречу и оперативно рассматривать горящие вопросы, а не затягивать согласование.

Кроме этого, стоит избегать лишних обсуждений — долго и пристально рассматривайте только важные моменты, исключите из процесса одобрения ненужные звенья. Например, можно спросить у сотрудников отдела, какую кухню они предпочитают, но абсолютно излишне привлекать их к утверждению кандидатур всех артистов или выбору цветов декора.

Контролируем работу над проектом

Нужно понимать, что агентство — это не один специалист, который делает всю работу. Над каждым проектом работает команда. И от того, как выстроены внутренние процессы в агентстве, тоже зависит результат.

Оцениваем по результатам, а не на словах

Вы не сможете реально оценить, как идет подготовка к мероприятию, ориентируясь только на слова менеджера или руководителя проекта. Не редкость ситуации, когда они передают задачу сотрудникам, а у тех случается форс-мажор. В итоге на словах проблема должна быть решена, а по факту — работа только начинается.

Продумайте промежуточные пункты контроля, пусть агентство показывает вам конкретный результат после реализации каждого этапа. Например, подобрали площадки — показали вам список с уточненными ценами и условиями. Договорились с площадкой — вы увидели договор. В идеале во время организации мероприятия нужно отслеживать статусы разных блоков выполнения проекта один раз в неделю.

Анализируем процесс работы в агентстве

В хорошем агентстве под каждый проект выделяют отдельную команду. Это позволяет сотрудникам вникнуть в процесс, а также оперативно решать поступающие вопросы и избегать форс-мажоров.

А вот если отдельной команды нет, никто из специалистов не вникает в проект, как в свой собственный — результатов можно не ждать. Потому что через сотрудников каждый день проходит поток задач, каждую из которых они решают без глубокого погружения, а значит, с результатом ниже среднего.

Такие агентства можно вычислить — они часто затрудняются предоставить детальный список работ по проекту за отчетный период и не могут точно рассчитать время, нужное для решения каждой задачи.

Вычисляем лиц, принимающих решение

Для того, чтобы оперативно решать важные вопросы, вам нужно общаться не с администратором, передающим информацию по цепочке, а с человеком, принимающим решения. Как правило, это руководитель проекта. Менеджеры не всегда разбираются в проектах на нужном уровне, часто не могут правильно поставить задачу. Еще хуже, когда с вами связывается обычный администратор, который только записывает вопросы для передачи специалисту.

Как клиент, вы вправе требовать прямого контакта с руководителем своего проекта. Убедиться, что вы взаимодействуете именно с ним, можно по степени осведомленности о ходе работ.

Руководитель должен знать обо всем, что происходит, и на каком этапе находится реализация задачи. Кроме этого, он в курсе всей информации о вашей компании, которая есть у агентства. Если же сотрудник, с которым вы общаетесь, не осведомлен о нюансах или вынужден постоянно что-то уточнять — скорее всего, он имеет только косвенное отношение к проекту.

Избегаем сломанного телефона

Желательно, чтобы ключевые сотрудники, отвечающие за реализацию наиболее важных задач, присутствовали при их обсуждении. Иначе они не смогут оперативно задать нужные вопросы, а всю информацию получат через третьи руки. Естественно, она может быть искажена.

При передаче информации только через менеджера агентства сотрудники недостаточно вовлечены и погружены в процесс, что сказывается на качестве реализации проекта.

Выбираем наиболее удобные инструменты взаимодействия

Договоритесь с подрядчиком, каким образом вам удобнее взаимодействовать и решать текущие вопросы. Например, могут быть проблемы с увеличением сметы. Вносить изменения в договор каждый раз нереально, а покупать и реализовывать надо быстро. Поэтому можно вести файлы смет, которые обновляют при каждом изменении в ценах или подрядчиках.

Договоренности удобнее всего отслеживать в переписке по электронной почте, туда всегда можно вернуться и у всех есть под рукой то, о чем договорились.

Утверждаем смету мероприятия

После того, как вы настроили взаимодействие с агентством, нужно приступить к согласованию сметы. Важно отслеживать и контролировать смету не только во время выбора агентства, но и в процессе организации мероприятия.

Обсуждайте каждый пункт

Обязательно обсуждайте с агентством каждый нюанс и возможные отклонения в бюджете в ту или иную сторону. Опытное агентство легко ориентируется в расценках на рынке и может сразу назвать вилку цен, а также те пункты, где могут возникнуть непредвиденные расходы и форс-мажорные ситуации. Если вы обсудите все нюансы заранее, то избавите себя от неприятных сюрпризов в процессе.

Готовьтесь к изменению бюджета

В любом случае, итоговый бюджет на мероприятие должен быть рассчитан с запасом. Иногда случаются ситуации, которые не в силах предугадать даже самые опытные профессионалы. Оставьте резервную сумму на непредвиденные расходы, ее размер должен составлять примерно 2-3% от бюджета мероприятия. Если вдруг появились лишние траты — оцените, насколько они необходимы, запросите у агентства подробное обоснование изменений сметы.

Не допускайте раздувания сметы

В хорошем агентстве все расходы сразу закладывают в смету, а дополнительные траты бывают только в случае крайней необходимости. Контролируйте работу подрядчика, требуйте предоставления промежуточных отчетов, следите, чтобы в них не попадали лишние услуги, не предусмотренные в смете.

Вас должен насторожить факт того, что в смете заложена одна цена услуги, а по факту оказывается, что она больше. Профессиональное агентство заранее знает расценки подрядчиков и такие случаи возникают крайне редко, например, при смене компании, с которой сотрудничало агентство. Проясните ситуацию — вы вправе потребовать предоставления услуги по стоимости, согласованной первоначально, если это реально.

Следите за уловками агентства

Некоторые недобросовестные агентства могут попытаться завысить предполагаемые расходы, а разницу после оплаты услуг подрядчиков положить себе в карман.

Следите за такими нюансами:

  1. Если агентство использует непрозрачные формулировки в смете или вносит в нее позиции общими блоками без детализации — скорее всего, вас хотят ввести в заблуждение. Требуйте подробно расписать каждый пункт со всеми деталями. По техническому оборудованию, например свету или звуку, уточняйте спецификацию: что это будет за оборудование, что в него входит, какие составляющие. Хорошее агентство вносит в смету каждый пункт, а плохое будет объединять позиции, чтобы манипулировать ценой.
  2. Обращайте внимание на избыточные позиции в смете или несоответствующие характеристики позиций. Например, для помещения нужна такая-то мощность звука, а заказывают оборудование в два раза мощнее. Вы переплачиваете, а на мероприятии используют только 50% силы звука.

Помните, что вы вправе отказаться от услуг агентства, которое вас не устраивает. Срок, в который резонно это сделать, зависит от масштаба мероприятия. Для мелких мероприятий вы можете сменить подрядчика за месяц до старта. А вот для крупных ивентов лучше отказываться не позднее, чем за три месяца. Иначе новое агентство просто не успеет ничего организовать.

Укладываемся в сроки

Предположим, сроки поджимают, а еще ничего не готово. В этом случае вам нужно требовать от агентства соблюдения договоренностей по срокам, которые обязательно должны быть прописаны в договоре.

Не впадайте в панику, как правило, профессиональный подрядчик всегда предложит альтернативные варианты, если что-то пошло не так. Не затягивайте сроки сами — чем ближе старт мероприятия, тем быстрее нужно согласовывать оперативные вопросы. Обязательно контролируйте промежуточные этапы, не пускайте процесс на самотек, тогда вы заранее увидите, что сроки горят и сможете подумать о смене подрядчика.

Смотрите статусы по каждому блоку проекта, просите промежуточную документацию: черновики сценариев, план пространственной организации, график монтажа техническим подрядчиком, утвержденное меню и график заезда кейтеринга. Если поняли, что агентство не справляется, просите выделить дополнительных сотрудников и распределить обязанности. Подрядчик должен сделать это бесплатно.

Выводы

Итак, чтобы наладить эффективное взаимодействие с event-агентством, нужно:

  1. Заранее подготовиться к таким ситуациям, как непредвиденные расходы, изменения сметы и форс-мажоры.
  2. Наладить процесс работы с агентством — понятно ставить задачи, дать специалистам нужную степень свободы, не забывать отслеживать ход работ и участвовать в реализации проекта.
  3. Оптимизировать процесс утверждения решений — убедиться, что в агентстве есть отдельная команда под проект и вы общаетесь с ее руководителем; исключить лишние звенья в цепи согласований со стороны вашей компании.
  4. Внимательно отнестись к составлению сметы, обсудить каждый пункт до начала работ и следить за тем, как агентство тратит ваши деньги.
  5. Контролировать соблюдение сроков, не паниковать перед дедлайном и заранее быть готовым принять участие в процессе, если что-то пойдет не так.

Если вы правильно выбрали агентство и подрядчик действительно профессионал в своем деле — никаких особых проблем в процессе подготовки вас не ждет. В установленный срок мероприятие начнется, вам нужно будет справляться с форс-мажорами, которые могут возникнуть во время праздника и после него.