Бриф корпоративного мероприятия. Как его заполнить и не умереть

Вы уже определились с целями и форматом мероприятия, составили и утвердили у начальства предварительный список расходов. Теперь вам нужно заполнить бриф, с которым вы обратитесь в event-агентство.

В статье мы расскажем, какие пункты обязательно нужно раскрыть и на какие нюансы обратить внимание.

Что такое бриф и зачем он нужен

Бриф представляет собой список вопросов, важных для организации корпоративного праздника. Ответить на них должны вы или другой представитель вашей компании. С готовым брифом вам не придется объяснять каждому представителю агентства свои ожидания от предстоящего мероприятия. Очень важно внимательно его заполнить и ничего не упустить – от предоставленной информации зависит дальнейшее взаимодействие с выбранным event-агентством.

Вы получите качественную концепцию мероприятия, только если качественно заполните бриф. Ведь работа агентства по разработке идей во многом базируется на информации, предоставленной вами.

Кроме этого, после утверждения брифа у вас в руках будет документ, в котором зафиксированы ваши пожелания по организации события. Это значит, что вы сможете возвращаться к нему при обсуждении концепций и контролировать процесс организации мероприятия, что не всегда возможно при наличии только устной договоренности.

Где взять бриф и кто его заполняет

У большинства компаний есть собственные шаблоны брифов для подрядчиков, в том числе и для проведения корпоративных мероприятий. Проще всего воспользоваться готовым опросником, доработав его под конкретный проект. Также бриф можно запросить у event-агентства или просто скачать в интернете.

︎↓ Скачать шаблон брифа (в формате Word)

Дополняйте шаблонные брифы нужными вопросами, если вы видите, что готового списка не хватает для полного понимания задачи. Убирайте лишние пункты или адаптируйте их под конкретное мероприятие.

У многих агентств есть онлайн-брифы, которые можно заполнить на сайте. Они подходят в случае, если вы уже выбрали агентство. Тогда просто ответьте на все вопросы и ждите уточнений от представителя агентства. Если вы выбираете из нескольких вариантов, то брифы на сайтах будут не очень удобны – лучше отправить собственный бриф на почту сразу всем кандидатам, чтобы каждый раз не копировать ответы из своего документа в формы на сайтах.

Онлайн-брифы всегда составляют в упрощенном варианте, в них входят только самые основные вопросы, важные для первого взаимодействия с подрядчиком. Такой опросник заполнить проще и быстрее, но собственный вариант будет полнее и подробнее. После заполнения формы на сайте вам нужно будет встретиться с представителем агентства, обсудить подробности, рассмотреть подготовленные им предварительные предложения или концепции.

Некоторые агентства заполняют бриф во время устной беседы по телефону после того, как вы оставите заявку на сайте. Устное брифование, как правило, также проходит в сокращенном варианте с последующим обсуждением подробностей на личной встрече.

Первый контакт

Структура хорошего брифа

Бриф помогает создать мероприятие, которое понравится сотрудникам и решит бизнес-задачи компании. Стандартные вопросы можно разделить на несколько блоков:

  • базовый – информация о заказчике, количестве гостей, целевой аудитории мероприятия, бюджете, предполагаемых площадках;
  • цели-задачи – повод мероприятия, формат, цели и задачи, которые предстоит решить;
  • персонализированный – дополнительная информация о мероприятии, например, кухня или площадки, а также требования к event-агентству и его коммерческому предложению.

Брифы могут различаться по структуре – единого эталона не существует, но ключевые вопросы всегда одинаковы. Для получения точного представления о будущем мероприятии, агентству нужно знать дату проведения, количество приглашенных, формат, бюджет, целевую аудиторию, предпочтительные площадки и другие параметры.

Рассмотрим основные вопросы подробнее.

1. Повод, формат, тема

Какое корпоративное мероприятие вы устраиваете: календарный праздник (новый год, 8 марта и прочее), день или юбилей компании, профессиональный праздник, тимбилдинг, корпоративный спорт или квест.

Какой формат и тему вы выбрали? Если еще не выбрали – формат и тему может предложить агентство.

2. Дата, время и город проведения

Если у вас крупная компания и мероприятие будет проводиться для сотрудников в разных городах – это обязательно нужно упомянуть. Также в брифе указывают дату и время проведения праздника.

3. Цели мероприятия

Зачем вы организуете праздник для сотрудников: обучить, сплотить команду, повысить лояльность? Вспоминаем цели, которые ставили на первом этапе, и переносим их в бриф.

︎⟶ Корпоративное мероприятие без цели – деньги на ветер

4. Количество приглашенных

Число сотрудников, которые будут присутствовать на мероприятии. Эта информация очень важна для того, чтобы подготовить адекватную праздничную программу.

5. Целевая аудитория

Корпоративное мероприятие проводится только для сотрудников или в нем участвуют партнеры и клиенты? Будут ли присутствовать семьи работников, их дети? Какой статус у сотрудников, приглашенных на мероприятие: рядовые служащие, руководящий состав, топ-менеджеры? Кто ваши сотрудники: средний возраст, интересы, соотношение мужчин и женщин в коллективе.

Желательна информация о том, кто в компании принимает решения по поводу организации мероприятия, кто будет утверждать концепции, предложенные агентством.

«У тебя здесь нет власти!»

6. Бюджет

Без понимания объема средств, которые компания готова вложить в мероприятие, ни одно агентство не сможет предложить жизнеспособную концепцию.

︎⟶ Как не слить впустую бюджет корпоративного мероприятия

7. Требования к месту проведения или предпочитаемые площадки

Где вы хотите провести мероприятие – в банкетном зале, на свежем воздухе, в концертном зале? Что обязательно должно быть на площадке? Может быть, вы уже присмотрели несколько мест, подходящих для праздника? Тогда укажите точные названия.

8. Кейтеринг

Вы планируете банкет или фуршет? Шведский стол или кофе-брейки? Сколько раз сотрудники будут есть во время мероприятия. Например, на долгом тимбилдинге может быть один обеденный перерыв и 1-2 кофе-брейка.

9. Особенности мероприятия

Предположим, что у вас уже сложилась предварительная картина будущего мероприятия. Тогда укажите всю информацию о формате и механике праздника. Какое оборудование понадобится (свет, звук, фейерверки), требования к ведущему, шоу-программе, декору помещения. Напишите, каких артистов вы хотите видеть, нужен ли будет трансфер, требования к фото- и видеоотчетам.

10. Сроки предоставления предложения

Отметьте, к какому сроку вы ждете от агентства предложений или готовых концепций. И когда будут известны результаты тендера по выбору подрядчика.

11. Требования к коммерческим предложениям и концепциям агентства

Напишите, в каком формате вы принимаете материалы, куда их отсылать, что указывать в теме письма.

В случае, если вы устраиваете тендер между несколькими подрядчиками, расскажите о критериях оценки качества. У event-агентства будет сильнее интерес к вашему предложению, если его представители поймут, на чем основывается выбор.

Общее требование к брифу – полнота предоставляемой информации. Перечитайте заполненный опросник перед отправлением, убедитесь, что получатель точно поймет, какое мероприятие вы хотите.

Нюансы, которые лучше не упускать

Лучше отправлять брендированные брифы, так ваше предложение будет выделяться среди остальных. В случае, если мероприятие должно соответствовать духу вашего бренда или корпоративным ценностям – расскажите о них агентству или предоставьте материалы, с которыми можно ознакомиться для лучшего понимания задачи. Обязательно укажите, какие традиции вашей компании вы хотите интегрировать в праздник, если такие есть.

Компаниям, которые регулярно проводят корпоративные мероприятия и часто обращаются в агентства, стоит указать, какие форматы и темы уже использовались, чтобы избежать повторов.

Также лучше написать, что на мероприятии не использовать. Например, если директор фирмы не любит клоунов, желательно указать в брифе запрет на приглашение аниматоров в клоунских костюмах.

«Мы все здесь летаем, и ты тоже полетишь!»

На основе предоставленной информации агентство будет придумывать концепции, разрабатывать коммерческие предложения и презентации будущего мероприятия. Правильно заполненный бриф – гарантия того, что вас правильно поймут и будут присылать адекватные предложения.

Выводы

Итак, на этом этапе вам нужно:

  1. Выбрать вариант брифа, взяв готовый корпоративный шаблон, запросив его у агентства, скачав в интернете или составив собственный опросник. Либо заполнить онлайн-форму на сайте event-агентства.
  2. Ответить на все вопросы брифа, указать всю информацию, нужную для организации будущего мероприятия. Чем качественнее и полнее вы заполните бриф – тем выше шанс, что событие пройдет так, как вы хотите.
  3. Внимательно прочитать готовый бриф перед отправкой агентствам и убедиться, что вы предусмотрели все важные детали.

После того, как вы заполнили бриф и отправили его агентствам, нужно будет выбрать лучшее предложение на основе присланных концепций.